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Gestión de Mandatos SEPA

El débito directo SEPA requiere que los comerciantes lleven a cabo una gestión de mandatos que incluye:

  1. Recolección física y almacenamiento.
  2. Actualizaciones y enmiendas.
  3. Cancelación.

¿Cómo realizar la gestión de mandatos SEPA?

Este artículo lo guiará a través de la gestión de mandatos de Mandatos SEPA de manera fácil y paso a paso. También puede leer nuestras guías de cómo hacer una transferencia SEPAdetener una domiciliación SEPA y los riesgos que un adeudo directo puede tener.

Gestión de Mandatos SEPA

Recolección física y almacenamiento

Todos los mandatos en papel firmados junto con cualquier modificación o cancelación posterior deben ser  almacenados y mantenidos por el comerciante. Esto difiere del Débito Directo del Reino Unido, donde los mandatos son almacenados y mantenidos por el banco del pagador.

Para los mandatos electrónicos y sin papel, el comerciante debe almacenar intactos los datos relacionados con el mandato electrónico. Los mandatos en papel deben almacenarse como documento original o en formato digitalizado sujeto a los requisitos legales nacionales.

Todos los mandatos de Débito Directo SEPA deben almacenarse mientras el mandato sea válido y  durante al menos 36 meses después del cobro final.

Actualizaciones y enmiendas

Tanto el comerciante como el pagador pueden modificar un mandato en cualquier momento.

Cualquier modificación debe ser acordada entre usted y su cliente. No es necesario que involucre a los bancos, aunque es posible que deba informarles sobre ciertos cambios. Como comerciante, usted es responsable de realizar y almacenar cualquier modificación de un mandato.

Los comerciantes  pueden desear hacer modificaciones a:

  • La referencia única del mandato
  • Su nombre
  • El identificador del acreedor

El pagador y ambos bancos deben ser informados de estos cambios. Los detalles sobre cuánto tardan los pagos SEPA se pueden encontrar en nuestra guía.

Los pagadores también pueden desear hacer modificaciones que incluyen:

  • Cambio a otra cuenta bancaria en el mismo banco.
  • Cambiar a otra cuenta bancaria en un banco diferente. Esto también cambiaría el número de cuenta, por lo que requeriría un nuevo mandato (y el siguiente cobro debería enviarse como primer pago).

Como comerciante, debe estar informado antes de que se produzcan estos cambios.

Para realizar cualquier modificación de un mandato, deberá:

  1. Almacenar electrónicamente los detalles del mandato modificado; y
  2. Envía la información a tu banco como parte del próximo cobro.

Si se realiza alguna de las modificaciones anteriores, el banco también deberá ser notificado en el momento de la modificación.

Cancelaciones

Tanto el cliente como el comerciante pueden cancelar el mandato en cualquier momento. Un mandato también se puede cancelar automáticamente debido a la inactividad (ver más abajo). En ambos casos, no es necesario involucrar a ninguno de los bancos.

Para Domiciliaciones B2B el banco de tu cliente debe incluir en sus condiciones la obligación para el pagador de informar a su banco sobre la cancelación de un mandato. El banco de su cliente puede entonces actualizar sus instrucciones almacenadas para rechazar cobros no autorizados.

Como comerciante, usted es responsable de archivar y almacenar todos los documentos de cancelación (p. ej., cartas a su cliente confirmando la cancelación de un mandato en papel). Si está utilizando e-Mandates, cualquier cancelación debe hacerse en línea. Las cancelaciones de mandatos en papel y sin papel también se pueden realizar en línea. Si aún se deben realizar otros cobros después de la cancelación, la información sobre la cancelación debe incluirse como parte del último cobro.

Cualquier mandato que haya estado inactivo durante 36 meses debe ser cancelado automáticamente por usted.

Una vez que se ha cancelado un mandato, no se puede volver a utilizar. No podrá iniciar ningún otro cobro basado en este mandato. Si necesita cobrar más pagos de domiciliación bancaria, deberá configurar un nuevo mandato.